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O universo corporativo já adotou a terceirização de serviços como uma estratégia para conquistar níveis de produtividade e flexibilidade mais altos, além de reduzir custos e garantir equipes especializadas, em todas as etapas da operação. Atualmente, a terceirização tem se tornado uma prática bastante comum, especialmente em empresas que buscam direcionar seus recursos humanos e materiais, ao seu core business, delegando atividades especificas a prestadores de serviços. Desta forma, é possível manter o foco no próprio negócio, por meio de uma gestão mais inteligente.

Esse processo também é incentivado pelas altas despesas relacionadas à contratação de colaboradores. Os encargos e os benefícios trabalhistas oneram muito a folha de pagamento, inviabilizando, muitas vezes, o aumento do quadro. Esse cenário permitiu que empresas se especializassem em determinados serviços, visando o atendimento das demandas do mercado. Assim, a terceirização ganhou espaço e passou a fazer parte do planejamento de muitas organizações, como mecanismo que assegura a adaptabilidade e a possibilidade de expansão.

Gerenciar equipes terceirizadas não é uma tarefa simples, exige conhecimento, habilidade, organização e rotinas sistematizadas. Veja algumas dicas:

1. Contrate uma boa empresa terceirizada
O primeiro passo para uma solução eficiente de terceirização é escolher uma boa empresa do setor. Assim, antes da contratação, é fundamental solicitar certidões negativas tributárias, certificados de qualidade e referências, além de investigar a situação financeira da futura prestadora. Tenha atenção aos detalhes do orçamento e a valores muito inferiores aos cobrados pelo mercado, que costumam ser sinais de problemas ou falta de cumprimento das obrigações legais. É interessante sempre solicitar, também, as planilhas abertas de custos, para entender a composição de preço.
Após a definição da empresa, é preciso pedir, mensalmente, os comprovantes de pagamento de salários, benefícios, encargos e tributos, para garantir a idoneidade da operação conforme a legislação e certificar-se de que os profissionais terceirizados estejam recebendo todos os direitos trabalhistas.

2. Defina metas e indicadores de performance
Uma gestão com foco em produtividade deve garantir que colaboradores e equipes terceirizadas conheçam a estratégia e as expectativas da empresa. Assim, os objetivos macro devem ser desdobrados em metas individuais e coletivas, de forma que todos possam compreender claramente o que deve ser feito.
E para acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e projetos, é essencial contar com indicadores de performance, para mensurar os resultados, bem como identificar e eliminar gargalos, perceber atrasos e perdas em qualidade. Com essas informações, é possível agir rapidamente e corrigir desvios.

3. Invista em comunicação
Quando os indicadores mostram problemas nos resultados das equipes terceirizadas, é necessário avaliar, também, aspectos relacionados à gestão. A produtividade depende muito de um bom sistema de comunicação interna, por isso, é necessário orientar, compartilhar informações, esclarecer dúvidas, direcionar esforços, ouvir ativamente e colaborar para a solução de problemas. Cabe ao gestor ser também um comunicador competente.

4. Reforce a integração
Apesar dos impedimentos legais que cercam a gestão de equipes terceirizadas, é preciso reforçar a integração destes profissionais com a empresa. É importante que eles conheçam o histórico da organização, os produtos e serviços, compreendam o funcionamento da empresa e ainda estejam cientes de todas as regras e normas de conduta interna. Assim, mesmo com as diferenças no modelo de trabalho, é possível engajar esses profissionais com os objetivos corporativos, criando um ambiente amistoso e colaborativo.

5. Organize treinamentos
Por conta das mesmas limitações previstas em lei, é preciso atentar para a questão dos treinamentos oferecidos às equipes terceirizadas, já que, em linhas gerais, é preciso montar turmas exclusivas para os prestadores e, novamente, cuidar para que não haja qualquer tipo de subordinação neste processo. Mas de qualquer forma, é importante preparar essas equipes para realizarem as tarefas contratadas. Esse treinamento deve ser planejado e executado em parceria com a empresa prestadora.

6. Adote práticas de valorização e reconhecimento
Reconhecimento e valorização também são práticas que influenciam a produtividade de qualquer equipe e, por isso, é importante reconhecer o empenho, a dedicação e as conquistas, além de valorizar o talento e a competência. Estas práticas favorecem o engajamento e também a construção de relações onde todos ganham, como devem ser as parcerias de trabalho.

7. Tenha cuidado com a subordinação
É preciso lembrar que o sucesso da terceirização de serviços está intimamente relacionado à gestão. É fundamental suportar, supervisionar e monitorar os resultados das equipes terceirizadas. Mas é importante atentar para a questão da subordinação, que é uma das maiores causas de reclamações trabalhistas no país. Um profissional terceirizado não é subordinado direto, mas sim, um prestador de serviços. É uma relação de trabalho diferente, que deve ser vista como uma parceria.

Vale lembrar que quando se estabelece a subordinação, o profissional terceirizado pode requerer na justiça o vínculo empregatício com a contratante que, em linhas gerais, oferece salários maiores e benefícios melhores, gerando, assim, grandes despesas. Por isso, é essencial adotar uma gestão capaz de construir relações diferentes entre colaboradores e equipes terceirizadas, mas de forma harmônica e produtiva.

Atividades que exigem conhecimentos técnicos diferenciados e especialização, também entram para a lista dos serviços terceirizados, que são contratados por empresas que visam profissionalizar essas etapas da operação. Neste contexto, os serviços de TI estão entre os mais procurados e envolvem situações como a implantação de softwares de gestão e sistemas integrados, até o fornecimento de infraestrutura, manutenção e suporte.

As empresas de RH também prestam diversos serviços, como recrutamento e seleção, elaboração de treinamentos e suporte às práticas relacionadas à gestão de pessoas. E ainda, as agências de marketing, contratadas para definição de estratégias para fomentar a imagem, atuar na atração e fidelização de clientes e colaborar para os bons resultados corporativos.

É importante compreender que a terceirização, por si só, não é a solução de todos os problemas e sim parte de uma estratégia maior, que visa a construção de uma operação ágil, flexível, capaz de se adequar às mudanças do mercado. Para isso, é preciso estar próximo às equipes terceirizadas, reconhecendo os problemas, otimizando processos, compartilhando informações e conhecimento, buscando oportunidades para criar um clima produtivo, com foco em resultados e contando com parcerias engajadas.